O presente documento estabelece (e consolida) o Regulamento de proteção que abriga/aplica-se a denunciantes que tenham obtido informações sobre violações em contexto profissional, sejam eles colaboradores, clientes, fornecedores ou órgãos de administração.
Este documento aplica um conjunto de normas que asseguram uma proteção eficaz dos Denunciantes relativamente aos atos e domínios de intervenção. Determina medidas de proteção, além de regras e procedimentos internos para a receção e tratamento da comunicação de irregularidades, em conformidade com as disposições legais aplicáveis, bem como as regras, princípios e valores da Adentis.
Os denunciantes beneficiam da proteção do Regulamento desde que:
• O denunciante esteja de Boa Fé;
• Tenham tido motivos razoáveis para acreditar que as informações sobre violações comunicadas são verdadeiras no momento em que foram transmitidas e que estão abrangidas pelo âmbito de aplicação;
• Persons who anonymously communicated or publicly disclosed information about violations, but who have subsequently been identified and retaliated against;
O Canal de Denúncia aplica-se e abriga:
• Trabalhadores
• Clientes
• Fornecedores
• Membros do conselho de administração ou acionistas
• Órgãos de gestão ou de fiscalização
• Quaisquer pessoas que trabalhem sob a supervisão e direção de contratados, subcontratados e fornecedores da Adentis
• Denunciantes nos casos em que comuniquem ou divulguem publicamente informações sobre infrações obtidas no âmbito de uma relação profissional que, entretanto, já tenha cessado
A proteção conferida por esta Lei é extensível, com as devidas adaptações, a:
• Pessoa singular que auxilie o denunciante no procedimento de denúncia e cuja assistência deva ser confidencial (Facilitadores)
• Terceiros que estejam ligados ao denunciante (colegas de trabalho, familiares que possam ser alvo de retaliação em contexto profissional, etc.)
• Pessoas coletivas ou entidades equiparadas que sejam detidas ou controladas pelo denunciante, para as quais o denunciante trabalhe ou com as quais esteja de alguma forma ligado em contexto profissional
As irregularidades abrangidas por este Regulamento são consideradas atos nas seguintes áreas:
• Contratação pública
• Serviços, produtos e mercados financeiros e prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo
• Segurança e conformidade dos produtos
• Segurança dos transportes
• Proteção do ambiente
• Danos ao ambiente
• Proteção contra radiações e segurança nuclear
• Segurança alimentar e dos alimentos para animais, saúde e bem-estar animal
• Saúde pública
• Proteção dos consumidores
• Proteção da privacidade e dos dados pessoais e segurança das redes e dos sistemas de informação
• Violações dos interesses financeiros da União Europeia
• Violações relacionadas com o mercado interno, incluindo as regras de concorrência e de auxílios estatais, bem como as regras de fiscalidade das sociedades
• Criminalidade violenta, em especial a criminalidade violenta e altamente organizada, bem como a criminalidade organizada e económico-financeira (por exemplo, corrupção ativa e passiva)
• Violação de normas ou políticas internas
O presente Regulamento estabelece um regime voluntário de comunicação de irregularidades. O sistema de receção, tratamento e tramitação das denúncias funciona através de canais de comunicação dedicados a esse efeito, promovendo a total integridade e a confidencialidade da identidade ou o anonimato dos denunciantes, bem como a confidencialidade das pessoas terceiras identificadas na denúncia, garantindo o impedimento de acesso por pessoas não autorizadas.
A apresentação de denúncias pode ser feita de forma anónima (neste caso, o anonimato deverá ser solicitado pelo Denunciante no momento da submissão) ou mantendo a confidencialidade da identidade do denunciante pelo pessoal autorizado ao tratamento da denúncia, podendo, em qualquer caso, ser apresentada por escrito e/ou verbalmente.
Em qualquer dos casos, a denúncia escrita (no caso de forma escrita) e/ou o pedido de contacto para apresentação da denúncia (no caso de forma verbal) deve ser enviado para o email:
Endereço de email: etica@adentis.pt
Nos termos do presente Regulamento, todas as comunicações de irregularidades são tratadas como informação confidencial. O canal de denúncias conta com pessoas designadas (sujeitas a deveres de imparcialidade) que são responsáveis por receber a denúncia e manter a comunicação com o denunciante, sempre que necessário, solicitando informações adicionais e comprometendo-se a prestar feedback ao denunciante num prazo razoável.
O Canal de Denúncias, tendo em conta a criticidade da informação, adota o princípio da necessidade de conhecimento, restringindo e diferenciando o acesso à informação relativa ao conteúdo da denúncia e à identidade do denunciante. Apenas o pessoal autorizado e responsável pelo tratamento da denúncia pode ter conhecimento da identidade do denunciante.
Existe um responsável pelo compliance regulamentar que exerce as suas funções de forma independente, permanente e com autonomia de decisão, dispondo da informação interna e dos meios humanos e técnicos necessários ao adequado desempenho da sua função.
De acordo com a legislação em vigor, este responsável pelo compliance regulamentar é transversal às empresas do Grupo MoOngy S.A.
Para preservar a integridade, limitar a informação e manter uma maior independência da operação do canal, a identidade do Compliance Officer responsável pela manutenção, preservação e integridade do canal será mantida em anonimato dentro do grupo, sendo apenas comunicado que essa função é assegurada por pessoal específico e exclusivamente dedicado ao canal, composto por elementos formados no âmbito do Canal de Denúncias e pertencentes à DPG.
O Compliance Officer, bem como o pessoal autorizado, está sujeito a um acordo de confidencialidade específico (NDA) relativo ao Canal de Denúncias, para salvaguardar qualquer denúncia sob um estrito dever de confidencialidade.
A comunicação/denúncia será enviada internamente ao responsável pelo Canal de Denúncias, devendo este determinar se a comunicação de irregularidade contém fundamentos mínimos para a instauração de um processo de averiguação.
A receção de uma comunicação/denúncia dará sempre origem a um processo de investigação, salvo nos casos de manifesta falta de fundamento.
O pessoal autorizado encarregado do processo de investigação deverá promover a implementação de medidas adequadas para a proteção da informação e dos dados contidos nas comunicações e nos respetivos registos, bem como promover as ações necessárias para a confirmação inicial dos fundamentos.
A Adentis compromete-se a informar o autor da comunicação, num prazo razoável (que não poderá exceder três meses após a notificação enviada ao denunciante), das medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia e dos motivos que justificam esse seguimento, bem como das conclusões da investigação.
O processo de investigação termina com a documentação dos resultados, fundamentos e conclusões, bem como com a formulação de recomendações e medidas adequadas à situação. Caso contrário, se a denúncia for considerada infundada (por insuficiência ou invalidade de elementos), a mesma será arquivada.
A denúncia não pode implicar, por qualquer meio ou forma, atos de retaliação (incluindo ameaças ou tentativas), nem omissões que ocorram direta ou indiretamente em contexto profissional e que, motivadas pela denúncia, causem ou possam causar ao denunciante ou aos facilitadores da denúncia, de forma injustificada, danos patrimoniais ou não patrimoniais, assédio, intimidação ou discriminação. A Adentis deve assegurar que tal não ocorre.
A pessoa que pratique um ato de retaliação deve indemnizar o denunciante pelos danos causados, podendo o denunciante requerer as medidas adequadas às circunstâncias do caso para evitar a verificação ou o agravamento dos danos.
Qualquer sanção disciplinar aplicada ao denunciante até dois anos após a denúncia ou divulgação pública presume-se abusiva, estando todas as pessoas indicadas na secção “âmbito pessoal” abrangidas por esta proteção.
Se, por qualquer motivo, for excecionalmente necessário fornecer a identidade do denunciante a outra parte ao longo do processo de investigação, será solicitado o consentimento do denunciante (com fundamento de que tal é considerado uma obrigação necessária e proporcional) para que este permita, ou não, de forma livre, a partilha da sua identidade com a parte para a qual essa informação seja considerada essencial para a investigação, de modo a salvaguardar os direitos de defesa da pessoa visada.
Note-se que este pedido de consentimento será feito ao denunciante, individualmente, para cada pessoa a quem a partilha seja essencial. Nos termos da legislação sobre o Canal de Denúncias, se a informação ao denunciante sobre a partilha da sua identidade puder prejudicar investigações ou processos judiciais no âmbito de uma investigação por autoridades nacionais, nessa situação particular o consentimento do denunciante é dispensado.
O denunciante tem direito, em termos gerais, à proteção jurídica e pode beneficiar de medidas de proteção de testemunhas em processo penal. A Adentis é responsável por reconhecer o estatuto de Denunciante através de certificação.
Deve ter-se em conta que a confidencialidade da identidade do denunciante também se aplica à identidade das pessoas indicadas no “âmbito pessoal”.
A informação recolhida no âmbito do Canal de Denúncias será utilizada exclusivamente para os fins nele previstos. Será assegurada a máxima proteção estabelecida pelo Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados no tratamento de cada denúncia e, em especial, da identidade do Denunciante.
Adicionalmente, o Princípio da Minimização dos Dados garantirá que o pessoal autorizado tenha acesso apenas à informação mínima necessária relativamente à identidade do Denunciante. Para além disso, os demais princípios (como a limitação do tratamento, a responsabilidade, etc.) e as práticas do RGPD serão aplicados para assegurar a proteção dos dados do denunciante.
Para assegurar a integridade e frustrar quaisquer impedimentos ou pressões de terceiros sobre o denunciante e demais pessoas abrangidas pela proteção, o direito às Medidas de Proteção referidas é totalmente irrenunciável e não pode ser afastado ou limitado por quaisquer acordos, políticas, formulários ou condições. As disposições contratuais que limitem ou dificultem a apresentação ou o seguimento de denúncias ou a divulgação pública de infrações ao abrigo desta Lei são nulas e sem efeito.
Os responsáveis pelo tratamento da denúncia têm o direito de proceder ao registo da mesma (com o consentimento e escolha do denunciante quanto ao modo de registo, seja em forma escrita – relatórios, atas – ou verbal – sob a forma de gravação áudio ou outros meios multimédia).
A informação relativa à denúncia é conservada durante um ano, com o objetivo de ser integrada (mantendo a máxima confidencialidade) no relatório sobre a atividade preventiva da empresa, para avaliar a integração e o funcionamento do Canal de Denúncias, bem como para orientar a atividade preventiva da empresa, racionalizando a afetação dos recursos disponíveis e aumentando o nível de eficácia do sistema, de modo a permitir uma compreensão global, com a maior aproximação possível, dos contornos destes crimes e da eficácia da sua investigação, bem como a análise do tempo global de resposta do Canal de Denúncias.
O presente Regulamento de Comunicação de Irregularidades é revisto anualmente após o relatório anual sobre a implementação e o funcionamento do Canal de Denúncias e é plenamente apoiado pela nossa gestão.
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Inspiramos talentos e desenvolvemos tecnologia. Caminhamos juntos e inovamos contigo.
